Obligation légale de conservation comptable · Belgique
Votre obligation de conservation, scellée pour 10 ans.
Capsyra scelle chaque document dans sa propre OmniCapsule, pour exactement la durée légale. Ni plus, ni moins. Payé une seule fois, scellé cryptographiquement, toujours prouvable en cas de contrôle.
Qui conserve réellement les documents de votre entreprise ?
Ce n'est pas une critique envers votre comptable : il tient à juste titre son propre dossier avec soin, car c'est sa responsabilité légale. Conserver les documents de votre entreprise ne fait pas partie de cette mission ; cette responsabilité vous incombe. En pratique, elle est rarement contrôlée activement, jusqu'au moment où cela compte vraiment.
Risque 1 · Responsabilité des administrateurs en cas de faillite
Si des pièces comptables nécessaires font défaut lors d'une faillite, cela peut être retenu comme une faute de gestion. L'administrateur risque alors d'être tenu personnellement responsable.
Risque 2 · Dépendance à votre logiciel comptable
Si vous cessez de payer votre logiciel comptable ou votre ERP, ou si vous voulez changer de logiciel, vous perdez souvent l'accès à vos propres données, ou vous ne pouvez les exporter que difficilement et de manière incomplète. Chez Capsyra, votre archive reste conservée et disponible, quel que soit le logiciel que vous utilisez aujourd'hui.
Risque 3 · Faillite de votre partenaire d'archivage
Même si Capsyra devait un jour cesser ses activités, vos données restent conservées pendant la durée convenue. Aucun risque lié à un tiers.
Risque 4 · Dépendance au cloud américain
Si les États-Unis venaient à restreindre l'accès aux services cloud américains, vos données seraient bloquées. C'est pourquoi Capsyra mise délibérément sur un stockage auprès de fournisseurs européens, sous contrôle européen.
Ceci est une information générale, pas un avis juridique. Discutez de votre situation spécifique avec votre comptable ou un juriste.
Conçu pour les PME et leurs comptables.
Choisissez votre profil et découvrez les avantages qui vous correspondent.
Conservation garantie
Dix ans par défaut pour l'ensemble de votre dossier. Besoin d'une exception, par exemple quinze ans pour de l'immobilier ? Choisissez simplement une OmniCapsule distincte avec ce délai.
Un seul paiement, tout le délai couvert
Vous payez en une fois pour toute la durée de conservation. Dès ce moment, vous pouvez démontrer à tout instant que vous avez respecté votre obligation de conservation.
Prouvable en cas de contrôle ou de faillite
Chaque document est scellé cryptographiquement. Vous démontrez toujours que vos pièces ont été conservées, même si l'entreprise n'existe plus.
L'accès reste, même sans votre logiciel comptable
Si vous arrêtez votre logiciel comptable ou votre ERP, votre archive reste malgré tout conservée chez Capsyra.
Votre archive survit à tout
Vos données restent conservées pendant la durée convenue, même si Capsyra devait un jour disparaître.
Sécurisé selon le RGPD, compatible avec votre logiciel actuel
Stocké de manière chiffrée sur des serveurs européens, avec un journal d'accès complet. Capsyra fonctionne avec Odoo et les autres logiciels que vous utilisez déjà.
Couvrez la partie que vous ne contrôlez pas
Vous conservez déjà correctement votre propre dossier. Capsyra couvre la partie sur laquelle vous n'avez aujourd'hui aucune visibilité : les documents que votre client doit conserver lui-même.
Un service supplémentaire à proposer
Un délai fixe de dix ans, facile à expliquer à votre client et facile à proposer en complément de vos services existants.
Moins d'exposition en cas de faillite ou de contrôle
Moins de risque qu'un contrôle chez votre client ne révèle des documents manquants. Chez Capsyra, tout est déjà scellé, démontrable et à temps.
Durée fixe par dossier client
Chaque dossier client reçoit son propre délai de conservation fixé, avec une vue claire sur l'ensemble de vos clients.
Preuve d'audit cryptographique
Lors d'un contrôle, vous montrez non seulement qu'un document a été conservé, mais aussi depuis quand et par qui il a été fourni.
Indépendant du logiciel comptable, de l'ERP ou de Capsyra elle-même
Si un client arrête son logiciel comptable, ou si Capsyra devait un jour disparaître : la conservation se poursuit pendant la durée convenue.
Combien de temps devez-vous légalement conserver vos documents comptables en Belgique ?
Depuis la loi du 20 novembre 2022, un délai de conservation de dix ans s'applique aux exercices comptables à partir de l'exercice d'imposition 2023. Auparavant, il était de sept ans. Concrètement, vous devez conserver les documents de l'exercice 2022 au moins jusqu'à fin 2032. Les délais sont fixés par le Code de droit économique, le Code des impôts sur les revenus et le Code de la TVA.
En Belgique, vous conservez les pièces comptables et les factures TVA pendant 10 ans, à compter du 1er janvier qui suit la clôture de l'exercice comptable (pour les factures : qui suit la date de la facture). Ce délai s'applique aux exercices à partir de l'exercice d'imposition 2023 et aux factures à partir du 1er janvier 2023 ; auparavant, il était de 7 ans. Les pièces internes sans force probante à l'égard des tiers se conservent 3 ans, les pièces relatives à des biens immobiliers avec déduction de TVA 15 ans.
| Type de document | Délai | Début du délai | Base légale |
|---|---|---|---|
| Pièces comptables, exercice d'imposition 2023 ou ultérieur | 10 ans | 1er janvier suivant la clôture de l'exercice | CIR 92 art. 315 · Loi du 20/11/2022 |
| Idem, jusqu'à l'exercice d'imposition 2022 inclus | 7 ans | 1er janvier suivant la clôture de l'exercice | Ancien régime CIR 92 art. 315 |
| Factures TVA et notes de crédit, à partir du 1/1/2023 | 10 ans | 1er janvier suivant la date de la facture | CTVA art. 60 |
| Factures TVA antérieures au 1/1/2023 | 7 ans | 1er janvier suivant la date de la facture | Ancien régime CTVA art. 60 |
| Pièces internes (sans force probante à l'égard des tiers) | 3 ans | Date de la pièce | CDE art. III.86, al. 4 |
| Biens immobiliers avec déduction de TVA | 15 ans | Année de naissance du droit à déduction | Délai de révision TVA des biens immobiliers |
| Archives de la société en liquidation | 5 ans | Publication de la clôture de la liquidation | Avis CNC 2011/21 |
Cet aperçu n'est pas exhaustif. Des règles sectorielles peuvent imposer des délais différents.
La conservation numérique est autorisée tant que les données restent inchangées et accessibles. Si plusieurs codes imposent chacun leur propre délai pour un même document, c'est le délai le plus long qui prévaut. Cet aperçu est une information générale et ne constitue pas un avis juridique ou fiscal : discutez de votre situation spécifique avec votre comptable, votre expert-comptable ou un juriste.
De l'obligation de conservation à la preuve, en trois étapes.
Fixez le délai de conservation
Dix ans par défaut pour l'ensemble de votre dossier, ce qui couvre la majorité de vos documents en une fois. Si un document nécessite un délai différent, ouvrez simplement une OmniCapsule distincte avec la durée adéquate.
Un seul paiement pour toute la durée
Pas d'abonnement récurrent. La redevance couvre la conservation pendant tout le délai, en une fois.
Transmettez vos documents et scellez-les cryptographiquement
Transmettez vos documents depuis Odoo ou un autre logiciel, ou chargez-les manuellement. Chaque pièce est scellée cryptographiquement, prouvable lors de chaque contrôle.
Compatible avec les logiciels que vous utilisez déjà.
Odoo est disponible. Les autres connecteurs sont en développement et seront ajoutés ici dès qu'ils seront prêts.
Intégrations développées en collaboration avec NYBE.
Questions fréquentes sur l'obligation de conservation
Combien de temps faut-il conserver les factures en Belgique ?
Les factures TVA et notes de crédit émises à partir du 1er janvier 2023 se conservent 10 ans, à compter du 1er janvier qui suit la date de la facture (Code TVA art. 60). Pour les factures antérieures au 1er janvier 2023, l'ancien délai de 7 ans s'applique encore.
Combien de temps faut-il conserver sa comptabilité ?
Les pièces comptables des exercices à partir de l'exercice d'imposition 2023 se conservent 10 ans, à compter du 1er janvier qui suit la clôture de l'exercice (CIR 92 art. 315, modifié par la loi du 20 novembre 2022). Vous devez donc conserver les documents de l'exercice 2022 au moins jusqu'à fin 2032.
Quand le délai de conservation commence-t-il à courir ?
Pour les pièces comptables, le 1er janvier qui suit la clôture de l'exercice. Pour les factures TVA, le 1er janvier qui suit la date de la facture. Les pièces internes comptent à partir de la date de la pièce elle-même.
Qui est responsable de la conservation : moi ou mon comptable ?
L'entreprise elle-même. Votre comptable conserve son propre dossier, mais conserver les documents de votre entreprise ne fait pas partie de sa mission. Cette responsabilité incombe à l'entreprise et à ses administrateurs.
Que se passe-t-il si des documents manquent lors d'une faillite ?
Si des pièces comptables nécessaires font défaut lors d'une faillite, cela peut être retenu comme une faute de gestion. L'administrateur risque alors d'être tenu personnellement responsable.
Peut-on conserver ses documents comptables sous forme numérique ?
Oui. La conservation numérique est autorisée tant que les données restent inchangées et accessibles. C'est pourquoi Capsyra scelle chaque document cryptographiquement, afin que vous puissiez démontrer lors d'un contrôle qu'il n'a pas été modifié depuis sa transmission.
Quel délai s'applique si plusieurs lois imposent un délai ?
Si plusieurs codes imposent chacun leur propre délai pour un même document, c'est le délai le plus long qui prévaut. Pour les biens immobiliers avec déduction de TVA, il s'agit par exemple de 15 ans.
Comment fonctionne la conservation avec Capsyra ?
Vous fixez le délai de conservation (10 ans par défaut), payez une seule fois pour toute la durée et transmettez vos documents depuis Odoo ou un autre logiciel, ou les chargez manuellement. Chaque document est placé dans une OmniCapsule, chiffré sur des serveurs européens et scellé cryptographiquement.
Qu'advient-il de mon archive si Capsyra cesse ses activités ou si je change de logiciel comptable ?
Votre archive reste conservée pendant la durée convenue, même si vous arrêtez votre logiciel comptable ou votre ERP, et même si Capsyra devait un jour disparaître.
Scellez vos données dès aujourd'hui, pour être tranquille demain.
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